पाठ - ८ स्प्रेडसिट (Spreadsheet) | कम्प्युटर शिक्षा कक्षा ७

 

पाठ - ८ स्प्रेडसिट (Spreadsheet)

Table of Contents (विषयसूचीहरु)

परिचय

स्प्रेडसिट भनेको कम्प्युटरको एप्लिकेसन सफ्टवेयर (application software) हो । यो सफ्टवेयर हिसाब गर्न र त्यसबाट निस्किएका नतिजाहरूलाई मूल्याङ्कन (evaluation) गर्नका लागि प्रयोग गरिन्छ । यी स्प्रेडसिट (spreadsheet) हरू पङ्क्ति (row) र स्तम्भ (column) हरूको मिश्रणबाट बनेको हुन्छ । म्यानुवल (manual) ग्राफको कागजी सिट प्रयोग गरे जस्तै हो तर यो विद्युतीय माध्यममा हुन्छ ।

प्रेडसिट (spreadsheet) हरू कार्यालयको हिसाब गर्न, त्यसको परिणाम तयार पार्न, आर्थिक प्रतिवेदन (financial report) तयार पार्न, तलबी प्रतिवेदन (salary sheet), विद्यालय, क्याम्पस, विश्व विद्यालयमा विद्यार्थीहरूको परीक्षा फल तयारी जस्ता काममा स्प्रेडसिट सफ्टवेयरको प्रयोग गरिन्छ।

यस्ता स्प्रेडसिट कागजमा लेखेर पनि तयार पारिन्छ जसलाई हातले बनाएको वा म्यानुबल स्प्रेडसिट भनिन्छ । तर कम्प्युटरमा बनाएका स्प्रेडसिटलाई विद्युतीय स्पेडसिट (electronic spreadsheet) भनिन्छ । Lotus 1-2-3, Quatropro, Excel, आदि Electronic Spreadsheet प्रोग्राम हुन्।

स्प्रेडसिटका विशेषताहरू (Features of Spreadsheet)

(क) सजिलो तथा गारो गणितीय कार्य गर्न सकिन्छ ।

(ख) डाटाहरूलाई टेबुलर फर्मेटमा राख्न सकिन्छ ।

(ग) सुरक्षित गरिएका डाटाहरू परिमार्जन गर्दा जोड आदि स्वत: परिमार्जन हुन्छन् ।

(घ) चार्टहरू निर्माण गर्न सकिन्छ ।

माइक्रोसफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)

माइक्रोसफ्ट एक्सेल अत्यन्तै लोकप्रिय स्प्रेडसिट सफटवेयर हो ।यो सफ्टवेयर विन्डोज अप्रेटिङ सिस्टम (windows operating system) भएका कम्प्युटरहरूमा माइक्रोसफ्ट अफिस प्याकेज (Microsoft Office Package) राखेपछि प्रयोग गर्न सकिन्छ । यस प्रोग्राममा कम्प्युटरमा हिसाब गर्न र हिसाब राख्न धेरै सूत्रहरू (formula) र फङ्सन (function) छन् जसले गर्दा हिसाब गर्न र नम्बर डाटाहरूलाई प्रशोधन गर्न सजिलो हुन्छ । यस प्रोग्राममा बनेका फाइललाई वर्कबुक (workbook) भनिन्छ । यसका फाइलको extension नाम .xlsx हुन्छ । यो प्रोग्राम अमेरिकाको माइक्रोसफ्ट (Microsoft) कम्पनीले बनाएको हो । MS-Excel 2003, MS-Excel 2007 र MS-Excel 2010 लोकप्रिय भर्सन हुन् । यस पाठमा MS-Excel-2007 बारेमा चर्चा गरिने छ ।

माइक्रोसफ्ट एक्सेलका विशेषताहरू (Features of MS-Excel)

(क) यसले जियुआई (GUI-graphical user interface) गर्न सपोर्ट गर्छ ।

(ख) यसले दुई वा दुईभन्दा बढी वर्क सिट (work sheet) मा काम गर्न सजिलो बनाउँछ ।

(ग) यसमा विभिन्न किसिमका रेखा चित्र (Graphic) हरू बनाउन सकिन्छ ।

(घ) यसमा विभिन्न किसिमका हिसाब सजिलै हल (solve) गर्न सकिन्छ ।

एमएस एक्सेल कसरी सुरु गर्ने (How to Start MS-Excel)

एमएस एक्सेल सुरु गर्नका लागि निम्न लिखित कुरा गर्नुपर्छ :

चरण-१ : सुरु बटन (Start button) मा क्लिक गर्ने,

चरण-२ : अल प्रोग्राम (All program) मेनुमा क्लिक गर्ने,

चरण-३ : माइक्रोसफ्ट अफिस (Microsoft office) मा क्लिक गर्ने,

चरण-४ : माइक्रोसफ्ट अफिस एक्सेल (Microsoft office excel) क्लिक गर्ने,

यी चार ओटा चरणहरू गरिसकेपछि एमएस एक्सेल प्रोग्राम कम्प्युटरमा खुल्छ । यस सफ्टवेयरबाट विभिन्न गणितीय कार्य गर्न सकिन्छ।

वर्कबुक (Workbook)

वर्कसिटको समूहलाई वर्कबुक भनिन्छ । सेभ गरिने वा गरिएको फाइललाई पनि वर्कबुक भनिन्छ । यसमा तिन ओटा वर्कसिट पहिलो स्क्रिनमा देखिन्छ र आवश्यकताअनुसार नयाँ वर्कसिट ल्याउन सकिन्छ।

वर्कसिट (Worksheet)

सेलहरूको समूहलाई वर्कसिट भनिन्छ । यो रो (row) र कोलम (column) को समिश्रणबाट बनेको हुन्छ, जसलाई सेल (cell) भनिन्छ । यसमा अक्षर र अङ्क टाइप गरी सिट तयार गर्न सकिन्छ । एमएक्सेलको २००७ भर्सनमा एउटा वर्कसिटमा जम्मा रो १०४८५७६, कोलम १६३८४ र सेल १,७१,७९,८६,९९,१८४ ओटा हुन्छन् । तर यो सङ्ख्या पनि प्रत्येक सफ्टवेयरको संस्करणमा भर पर्छ ।

एमएस एक्सेल स्क्रिनका भागहरू (Components of MS-Excel)

१. टाइटल बार (Title Bar)

२. रो हेडिङ (Row Heading)

३. कलम हेडिङ (Column Heading)

४. वर्कसिट ट्याब (Work sheet Tab)

५. स्क्रल बटन (Worksheet tab scroll Button)

६. स्क्रल वार (Scroll Bar)

७. मेनु ट्याब बटन (Menu Tab Button)

८. रिबन (Ribbon)

९. फर्मुला बार (Formula Bar)

डेक्स्टपमा देखिने एक्सेल विन्डो

वर्कसिटमा डाटाहरू

वर्कसिटमा डाटाहरू राख्नका लागि निम्न लिखित कुराहरू गर्नुपर्दछ :

चरण-१: माउसले क्लिक गरेर सेललाई छान्ने,

चरण-२ : छानिएको सेलमा डाटा लेख्ने,

चरण-३: एरो कि हरूवाट कर्सरलाई अरू सेलमा सारेर अरू आँकडा र त्यसका नाम पनि टाइप गर्दै जाने,

उदाहरणका लागि तलको वर्कसिट हेर:

वर्कबुकलाई सेभ गर्ने (Saving the Work Book)

वर्कबुकलाई भविष्यमा फेरि प्रयोग गर्नका लागि एमएस एक्सेलमा निम्न लिखित तरिकाबाट स्थायी रूपमा कम्प्युटरमा भन्डारण गर्न सकिन्छ :

चरण-१ : अफिस बटनमा क्लिक गर्ने

चरण-२: सेभ अप्सनमा क्लिक गर्ने

चरण-३: अब चित्रमा दिए जस्तो सेभ एज डाइलग बक्स (save as dialog box) आउने छ। जहाँ वर्क बुकका फाइलको नाम टाइप गर्न सकिन्छ।

चरण-४ : फाइल नेम बक्समा बर्क बुकका लागि मिल्दो र सुहाउँदो नाम टाइप गर्ने,

चरण-५ : डायलग बक्सको सेभ बटनमा क्लिक गरी सेभ गर्ने,

सेभ गरिएको वर्कबुकलाई खोल्ने (Opening Saved Workbook)

सेभ गरेर राखेको वर्कबकलाई निम्न लिखित विधिहरू पुरा गरेर गर्न सकिन्छ :

चरण-१: ओपन बटनमा क्लिक गर्ने,

चरण-२ : ओपनमा क्लिक गर्ने,

चरण-३ : अब ओपन डाइगल बक्स आउँछ,

चरण-४: देखिएको डाइगल बक्समा आफ्नो वर्कबुकको फाइलको नाम छान्ने,

चरण-५ : फाइलको नाम छानेपछि ओपन बटनमा क्लिक गर्ने,

चरण-६ : अब पहिले बनाएर सेभ गरेको उक्त नामको वर्कबुक कम्प्यटरमा खुल्छ ।

खोलिएको वर्कबुकलाई आफ्नो कार्य समाप्ति पश्चात् बन्द गर्नुपर्ने हुन्छ । यसरी खोलिएको वर्कबुक बन्द गर्नका लागि तल दिएका चरणहरू पुरा गर्नुपर्ने हुन्छ ।

चरण-१ : अफिस बटनमा क्लिक गर्ने,

चरण-२ : क्लोजमा क्लिक गर्ने,

चरण-३ : यदि वर्कबुक सेभ भएको छैन भने एक सूचना बक्स (message box) देखिन्छ । जसले वर्कबुकमा परिवर्तन भएको छ, त्यसलाई सेभ गर्नुपर्छ वा पर्दैन भन्ने सङ्केत गर्छ ।

चरण-४ : यदि हो भन्ने बटनमा क्लिक गर्दा भने त्यो सेभ हुन्छ तर होइन भन्ने बटनमा क्लिक गर्दा भने सेभ हुँदैन।

चरण-४ : हो वा होइनमा क्लिक गरिसकेपछि मात्र खोलेको वर्कबुक बन्द हुन्छ।

बर्कसिटको सम्पादन (Editing worksheet)

बर्कसिटको सम्पादन भन्नाले वर्कसिटमा भएका data लाई परिमार्जन वा थप घट, काँटछाँट गर्नु भन्ने बुझिन्छ । एमएस एक्सेलले एउटा मात्र सेल, समूहगत सेल (group of cell) वा पुरा वर्कसिट (entire worksheet) लाई इच्छाअनुसार सम्पादन गर्न दिन्छ । वर्कसिटको कुनै एक सेललाई दुई तरिकाबाट सम्पादन गर्न सकिन्छ :

(क) सेलमा सम्पादन गरेर

(ख) फर्मुला बारमा सम्पादन गरेर

सेलमा निम्नअनुसार सम्पादन गरिन्छ :

चरण-१: जुन सेलमा सम्पादन गर्नुपर्ने हो त्यहीं डबल क्लिक गर्नपर्छ,

चरण-२ : त्यहाँ आफूले चाहेको परिवर्तन गर्ने सकिन्छ,

भरण-३: आवश्यक परिवर्तन गरेपछि enter key press गर्ने वा माउसलाई एक पटक सेलभन्दा बाहिर क्लिक गर्ने

फर्मुला बारमा निम्नआनुसार सम्पादन गरिन्छ :

चरण-१ : आफैले सम्पादन गर्नुपर्ने सेललाई छान्नुपर्छ,

चरण-२: फर्मुला बारमा क्लिक गर्ने र त्यहाँ आफूले चाहेको परिर्वतन गर्ने,

चरण-३ : आवश्यक परिवर्तन पश्चात् सेलभन्दा बाहिर एक पटक पुन: क्लिक गर्ने ।

सेलमा भएका डाटाहरूलाई हटाउने (Removing cell content)

कहिलेकाहीँ काम गर्दा अनावश्यक चिजहरू बढी नै टाइप गरिएको हुन सक्छ । त्यस्तो अवस्थामा त्यस्ता अनावश्यक डाटाहरूलाई सेलबाट हटाउनुपर्ने हुन्छ। यसरी सेलहरूबाट अनावश्यक डाटाहरू हटाउन निम्न लिखित चरणहरू विधिपूर्वक गर्नुपर्ने हुन्छ :

चरण-१ : एउटा सेल वा समूहअन्तर्गत सेललाई सेलेक्ट गर्ने,

चरण-२ : होम मेनु ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-३: जुन सेललाई डिलिट गर्ने हो त्यसलाई सेलेक्ट गरी डिलिट अप्सनमा क्लिक गर्ने,

चरण-४ : अब सानो डायलग बक्स आउँछ,

चरण-५ : ओके बटनमा क्लिक गर्ने ।

कपी र पेस्ट (Copy & Paste)

वर्कसिटमा कपी र पेस्ट अत्यन्त महत्त्वपूर्ण हुन्छ । यसले एक ठाउँमा भएको डाटालाई अरू धेरै ठाउँमा सार्न मद्दत पुर्‍याउँछ । यो कागजको प्रिन्टलाई फोटो कपी गरे जस्तै हो । कपी र पेस्ट

गर्नका लागि निम्न लिखित चरणहरू विधिपूर्वक गर्नुपर्छ :

चरण-१ : आवश्यक सेल वा समूहगत सेल सेलेक्ट गर्ने,

चरण-२ : होम ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-३ : कपीमा क्लिक गर्ने वा Ctrl+c थिच्ने,

चरण-४ : जहाँ आफूलाई कपी गरेका डाटालाई पेस्ट गर्नुपर्ने हो, त्यो सेल छनोट गर्ने;

चरण-५ : अब पेस्ट बटनमा क्लिक गर्ने ।

कट र पेस्ट (Cut & Paste)

कट र पेस्ट पनि अत्यन्तै महत्त्वपूर्ण हुन्छ । डाटा एक सेलबाट अन्यत्र सेलमा सार्नका लागि यसको प्रयोग गरिन्छ । कट गर्दा पहिलाको सेलमा डाटा रहँदैन । यो त्यहाँबाट स्थायी रूपमा पेस्ट

गरेको सेलमा सर्छ । कट र पेस्ट कार्य गर्न निम्न लिखित कुराहरू गर्नुपर्छ :

चरण-१ : आवश्यक सेल वा समूहगत सेललाई सेलेक्ट गर्ने,

चरण-२: होम मेनु ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-३: क्लिपबोर्ड समूहबाट कटलाई क्लिक गर्ने वा किबोर्डबाट Ctrl+x थिचेर पनि कट गर्न सकिन्छ ।

चरण-४ : जहाँ पेस्ट गर्नु पर्ने हो त्यहीं सेललाई सेलेक्ट गर्ने,

चरण-५ : समूहबाट पेस्टलाई क्लिक गर्ने वा किबोर्डबाट Ctrl+v थिचर पनि पेस्ट गर्न सकिन्छ।

इन्सर्टिङ रो र कोलम (Inserting Row & Column)

वर्कसिटमा काम गर्दा बिचबिचमा रो वा कोलमहरू थप्नुपर्ने अवस्था आउन सक्छ । त्यस्तो अवस्थामा निम्न लिखित तरिकाहरू अपनाएर रो वा कोलमहरू थप्न सकिन्छ :

चरण-१ : आवश्यक सेललाई सेलेक्ट गर्ने,

चरण-२ : होम मेनु ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-३ : सेल ट्याब समूहबाट इन्सर्टमा क्लिक गर्ने,

चरण-४ : रो थप्नुपरे इन्सर्ट सिट रो वा कोलम थप्नुपरेमा इन्सर्ट सिट कोलममा क्लिक गर्ने ।

यसरी आफूले चाहेको ठाउँमा रो अथवा कोलम थप्न सकिन्छ ।

रो र कोलम हटाउने विधि (Delete Row & Column)

Removing row and column : कहिलेकाहीं वर्कसिटबाट बढी भएको अनावश्यक रो अथवा कोलमलाई हटाउनुपर्ने हुन्छ । यदि हामीलाई रो अथवा कोलम हटाउनुपर्यो भने हामी निम्न लिखित कुराहरू गर्नुपर्छ :

चरण-१ : आवश्यक वा समूहगत सेललाई सेलेक्ट गर्ने,

चरण-२ : होम मेनु ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-३ : सेल ट्याब समूहबाट डिलिटमा क्लिक गर्ने । अब यहाँ एउटा पप अप मेनु देखापर्छ,

चरण-४ : रोलाई हटाउन परेमा डिलिट सिट रो लाई क्लिक गर्ने । यदि कोलम हटाउन परेमा डिलिट सिट कोलमलाई क्लिक गर्ने ।

नयाँ वर्कसिट थप्ने विधि (Inserting Worksheet)

एमएस एक्सेलले स्वत: आफै एउटा वर्कबुकभित्र तिन ओटा वर्कसिट दिएको हुन्छ । यदि अरू धेरै वर्कसिटको आवश्यकता परेमा वर्कसिटमा निम्न लिखित तरिका अपनाएर थप्न सकिन्छ :

चरण-१ : होम मेन ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-२ : समूहबाट इन्सर्टमा क्लिक गर्ने, यहाँ एउटा पप अप मेनु देखापर्छ ।

चरण-३ : उक्त पप अप मेनबाट इन्सर्ट सिटमा क्लिक गर्ने । अब यहाँ एउटा नयाँ बर्कसिट बन्ने छ ।

बर्कसिटलाई हटाउने (Deleting Worksheet)

कहिलेकाहीं वर्कसिट बढी पनि हुन सक्छ । त्यस्तो अवस्थामा अनावश्यक वर्कसिट हटाउनुपर्ने हुन्छ । जुन काम निम्न लिखित तरिका अपनाएर गर्न सकिन्छ :

चरण-१ : होम मेनु ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-२ : सेल ट्याब समूहबाट डिलिटमा क्लिक गर्ने । अब यहाँ एउटा पप अफ मेनु आउँछ,

चरण-३ : डिलिट सिटमा क्लिक गर्ने, अब वर्कसिट हट्छ ।

अपरेटर्स (Operators)

अपरेटर्स भनेको विशेष प्रकारका सङ्केत तथा चिह्न (symbol) हुन्, जुन एक निश्चित calculation तथा दुई वा दुईभन्दा बढी डाटालाई तुलना गर्नका लागि प्रयोग गरिन्छन् । एमएस

एक्सेलसँग निम्न लिखित चार प्रकारका अपरेटर्स छन् :

अर्थमेटिक अपरेटर्स (Arithmetic Operators)

अर्थमेटिक अपरेटर्स अङ्क गणितीय हिसाब किताब गर्नका लागि प्रयोग गरिन्छन्, जस्तै : जोड, घटाउ, गुणन र भाग । तल दिइएको तालिकामा उक्त अपरेटर्सका बारेमा जानकारी दिइएको छ :

चिह्न (Operator)	अर्थ (Meaning)	उदाहरण (Example)
+	जोड (Addition)	=5+2+3
–	घटाउ (Subtraction)	=10-5
*	गुणन (Multiplication)	=10*5
/	भाग (Division)	=10/5
%	प्रतिशत (Percentage)	=1000*5%
^	घाताङ्क (Exponential)	=5^3

कम्प्यारिजन अपरेटर्स (Comparison Operators)

कम्प्यारिजन अपरेटर्स दुई वा दुईभन्दा बढी मान (values) हरू तुलना गर्न प्रयोग गरिन्छ । तुलना (Comparison) को परिणाम कि Yes कि No (true/false) मध्ये एक हुन्छ ।

चिह्न (Operator)	अर्थ (Meaning)	उदाहरण (Example)
=	Equal	A1=B2
<	Greater than	A1 < B2
>	Less than	A1 > B1
>=	Greater than or equal to	A1 >= B1
<=	Less than or equal	A1 <= B1
<>	Not equal to	A1<>B1

टेक्स्ट अपरेटर्स (Text Operators)

टेक्स्ट अपरेटर्सलाई concatenation operator पनि भनिन्छ । यसले दुई वा दुईभन्दा बढी टेक्स्ट डाटालाई एकै ठाउँमा राख्ने (combine) काम गर्छ ।

चिह्न (Operator)	अर्थ (Meaning)	उदाहरण (Example)
+	Combine text	"Computer"+"Science"

रिफरेन्स अपरेटर्स (Reference Operators)

रिफरेन्स अपरेटर्स अप्रेटरहरूले सेल समूहलाई calculation का बेला एकीकृत (combine) गर्ने काम गर्छ ।

चिह्न (Operator)	अर्थ (Meaning)	उदाहरण (Example)
:	Range Operator	CI:A1
,	Union Operator	A1:C10, B1:C2

सूत्रको प्रयोग (Use of Formula)

एमएस एक्सेलले calculation गर्नका लागि सूत्रहरूलाई सपोर्ट गर्छ । जहिले पनि सूत्र (formula bar) मा = चिहन लेखेर लेखिन्छ । सूत्र लेखिसकेपछि त्यसको परिणाम सेलमा देखिन्छ।

सूत्रलाई कपी गर्ने (Copying Formula)

एक पटक सूत्र लेखेपछि त्यही सूत्र अरू सेलहरूमा पनि प्रयोग गर्नुपर्ने छ भने त्यसलाई फेरि नलेखी कपी र पेस्ट गर्न सकिन्छ । कपी र पेस्ट गर्न निम्न लिखित कुराहरू गर्नुपर्ने हुन्छ ।

सूत्रहरूको सम्पादन (Editing Formula)

सुत्रहरू टाइप गर्दा त्यसमा गल्तीहरू हुन सक्छन् । त्यस्तो अवस्थामा सूत्रलाई सच्याउनपर्ने हुन्छ । त्यसैले सूत्रहरू सच्याउँदा निम्न लिखित कुराहरू गर्नुपर्ने हुन्छ :

चरण-१ : सूत्र भएको सेलमा कर्सरलाई राख्ने,

चरण-२ : सूत्र बारमा क्लिक गरी आवश्यक ठाउँमा कर्सरलाई सारी सूत्रलाई आवश्यकता अनुसार सच्याउने,

चरण-३: सच्याइसकेपछि इन्ट्री किमा प्रेस गर्ने । अब सच्याएको सूत्रले नयाँ मान (value) दिनेछ।

वर्कसिटलाई फर्मेट गर्ने (Formatting Worksheet)

काम गर्दा डाटा र सूचनाहरूलाई (data and information) राम्रोसँग मिलाएर ठिक ठिक ठाउँमा ठिक रङ, आकार र अक्षरको नाम दिनुपर्ने हुन्छ । यसले वर्कसिट राम्रो र आकर्षक देखिन्छ।

जसलाई फर्मेटेट भएको भनिन्छ । एमएस एक्सेलमा वर्कसिट फर्मेट गर्ने एक छुट्टै ट्लबार हुन्छ, जुन चित्रमा देखाइएको छ । अक्षरको नाम र आकार परिवर्तन गर्नु परेमा निम्नानुसार गर्न सकिन्छ ।

चरण-१: जुन सेलमा परिवर्तन गर्नुपर्ने हो ती सेलहरूलाई छान्ने,

चरण-२ : अब, अक्षरको नाम, आकार तथा अक्षरको समूहबाट सेलेक्ट गर्नुपर्छ ।

एमएस एक्सेलमा चार्ट बनाउने (Chart in MS-Excel)

एमएस एक्सेलका विशेषताहरूमध्ये चार्ट पनि एक महत्त्वपूर्ण विशेषता हो । यसले डाटाहरूलाई विभिन्न चार्ट वा ग्राफमा देखाउन सहयोग पुयाउँछ । एमएस एक्सेलमा बनाउन सकिने मुख्य चार्ट निम्न लिखित प्रकारका छन् :

१. कोलम चार्ट (Column chart)

२. रेखा चार्ट (Line chart)

३. पाई चार्ट (Pie chart)

४. बार चार्ट (Bar chart)

५. एरिया चार्ट (Area chart)

६. स्क्याटर चार्ट (Scatter chart)

७. अन्य चार्टहरू (Other chart)

वर्कसिटमा भएका डाटालाई कोलम चार्टमा उतार्न यसको प्रयोग गरिन्छ, जुन निम्नानुसार गर्नुपर्छ :

चरण-१ : चित्रमा दिएअनुसार आफ्नो वर्कसिट तयार गर्ने,

चरण-२ : त्यो वर्कसिटको डाटालाई आवश्यकताअनुसार चार्टमा उतार्न पर्ने भागलाई सेलेक्ट गर्ने,

चरण-३ : इन्सर्ट मेनु ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-४ : चार्ट समूहबाट कोलममा क्लिक गर्ने,

चरण-५ : आवश्यकताअनुसारको कोलमलाई छानेर क्लिक गर्ने । अब छानेको डाटाको कोलम चार्ट तल चित्रमा देखाए जस्तै गरी आफ्नो वर्कसिटमा देखिन्छ ।

बार चार्ट (Bar Chart)

यो चार्टले डाटालाई बार चार्टमा उतार्नका लागि प्रयोग गरिन्छ, जुन निम्नानुसार गरिन्छ :

चरण-१ : चित्रमा दिएअनुसार वर्कसिट तयार गर्ने,

चरण-२: आवश्यक डाटालाई सेलेक्ट गर्ने

चरण-३ : इन्सर्ट मेनु ट्याबमा क्लिक गर्ने,

चरण-४ : चार्ट समूहबाट बार अप्सनमा क्लिक गर्ने,

चरण-५ : आफूलाई आवश्यकताअनुसारको बारचार्टलाई क्लिक गर्ने । अब सेलेक्ट गरेको डाटालाई बार चार्टमा उत्रिएको देखिन्छ । यो चित्रबाट पनि प्रस्ट हुन्छ ।

क्रियाकलाप

(क) अपरेटर्सहरूलाई चार्टमा तयार गरी कक्षा कोठामा टाँस ।

उत्तर: अपरेटर्सहरु चार प्रकारको हुन्छन् । तिनको चार्ट दिइएको चित्रमा देखाएको छ:

(ख) तिम्रो विद्यालयका कक्षा-६, कक्षा-७ र कक्षा-८ मा पढिरहेका छात्र र छात्राको तथ्याङ्क लिई सोको आधारमा एक बार चार्ट तयार गरी कक्षामा छलफल तथा प्रर्दशन गर ।

नोट: यसमा एक्सल डाटाहरु देखाइएको छैन ।

अभ्यास

(१) तलका खाली ठाउँ भर :

(क) एमएस एक्सेलमा ..................... ओटा कोलम हुन्छन् ।

उत्तर: १६३८४

(ख) एमएस एक्सेलमा ................... ओटा Row हुन्छन् ।

उत्तर: १०४८५७६

(ग) एमएस एक्सेल .................... कम्पनीले बनाएको हो ।

उत्तर: माइक्रोसफ्ट

(घ) एमएस एक्सेल भनेको कम्प्युटर को ................ हो ।

उत्तर: स्प्रेडसिट सफ्टवेयर

(ङ) स्प्रेडसिट .................... प्रयोग गर्न सकिन्छ।

उत्तर: हिसाब गर्न तथा तथ्यांक विश्लेषण गर्न

(२) तलका प्रश्नको उत्तर दिऊ :

(क) स्प्रेडसिट भनेको के हो ?

उत्तर: स्प्रेडसिट भनेको कम्प्युटरमा डाटाहरुलाई टाइप गरि तिनको हिसाब गर्न, निस्किएका नतिजाहरूलाई मूल्याङ्कन तथा विश्लेषण गरी आवश्यकता अनुसार चार्टमा देखाउन, प्रिण्ट गर्न वा भण्डारण गर्न सघाउने एप्लिकेसन सफ्टवेयर हो ।

(ख) एमएस एक्सेल भनेको के हो ?

उत्तर: एमएस एक्सेल भनेको माइक्रोसफ्ट कम्पनीले विकास गरेको माइक्रोसफ्ट अफिस प्याकेजसंगै आउने लोकप्रिय एप्लिकेसन सफ्टवेयर हो । यसको विभिन्न भर्सनहरु रहेका छन् । जस्तै; MS Excel 2003, MS Excel 2007, MS Excel 2010, MS Excel 2013, MS Excel 2019, MS Excel 2021 आदी ।

(ग) एमएस एक्सेल कुन कामको लागि प्रयोग हुन्छ ?

उत्तर: एमएस एक्सेल डाटाहरुलाई टाइप गरि तिनको हिसाब गर्न, निस्किएका नतिजाहरूलाई मूल्याङ्कन तथा विश्लेषण गरी आवश्यकता अनुसार चार्टमा देखाउन, प्रिण्ट गर्न वा भण्डारण गर्ने कामको लागि प्रयोग हुन्छ ।

(घ) एमएस एक्सेलका फाइदाहरू लेख ।

उत्तर: एमएस एक्सेलका फाइदाहरु निमनाअनुसार रहेका छन्:

• सजिलो तथा गारो गणितीय कार्य गर्न सकिन्छ ।
• यसले ग्राफिकल युरज इन्टरफेसमा काम गर्ने भएकाले चलाउन सजिलो हुन्छ ।
• यसमा विभिन्न फङ्सन, कन्डिसन, लोजिकल एक्स्प्रेसनहरु उपलब्ध हुने भएकाले जस्तोसुकै समस्यामूलक हिसाबहरु एकै सेकेन्डमा गर्न सकिन्छ ।
• एउटै वर्कबुकभित्र धेरै वर्कसिटमा कामहरु गर्न सकिन्छ ।
• आवश्यकता अनुसार विभिन्न चार्ट र ग्राफिक्सहरु राख्न वा तयार गर्न सकिन्छ ।

(ङ) एमएस एक्सेलका विशेषताहरू के के हुन् ?

उत्तर: एमएस एक्सेलका विशेषताहरू निम्नानुसार छन्:

• यसले यसले ग्राफिकल युजर इन्टरफेस सपोर्ट गर्छ ।
• यसले दुई वा दुईभन्दा बढी वर्क सिटमा काम गर्न सजिलो बनाउँछ ।
• यसमा विभिन्न किसिमका रेखा चित्रहरू बनाउन सकिन्छ ।
• यसमा विभिन्न किसिमका हिसाब सजिलै हल गर्न सकिन्छ ।

(च) वर्क सिट र वर्कबुकको भिन्नता लेख ।

उत्तर: उत्तर: रो र कोलम मिलि बनेको सेलहरुको समुहलाई वर्क सिट भनिन्छ भने, वर्कसिटहरुको समूहलाई वर्कबुक भनिन्छ । यिनीहरू बिचको फरकलाई तलको तालिका देखाइएको छ ।

वर्कसिट (Worksheet)	वर्कबुक (Workbook)
१. रो र कोलम मिलि बनेको सेलहरुको समुह वर्क सिट हो ।	२. वर्कसिटहरुको समूह वर्कबुक हो ।
२. यसलाई वर्कबुकमा सजिलै थप्न सकिन्छ ।	२. यसलाई वर्कसिटमा थप्न सकिन्नँ ।
३. यो सिकारुहरुले भर्खर स्प्रेडसिटमा डाटा टाइप गर्न सिक्दा उपयोगी हुन्छ ।	३. यो व्यापार व्यवसायमा वा अन्य क्षेत्रमा रिपोर्ट बनाउँदा उपयोगी हुन्छ ।
४. डाटा टाइप गरि हिसाब वा तथ्यांक विश्लेषण गर्न वर्कसिटमा मात्र सम्भव हुन्छ ।	४. यो धेरेै वर्कसिटहरुको एउटा बन्डल मात्र हो । यसमा हिसाब वा तथ्यांक विश्लेषण सम्भव हुँदैन ।
५. दुई वा दुईभन्दा बढि वर्कसिटहरुबिच सजिलै सम्बन्ध  स्थापित गर्न सकिन्छ र यो काम निकै सुरक्षित हुन्छ ।	५. दुई वा दुईभन्दा बढि वर्कबुकहरु बिच सम्बन्ध स्थापित गर्न गाह्रो हुन्छ र सुरक्षाको दृष्टिले यो काम निकै संवेदनशील हुन्छ ।

(छ) Copy/Paste र Cut/Paste को बिचमा फरक देखाऊ ।

उत्तर: एक ठाउँमा भएको डाटाहरुलाई जस्ताको तस्तै अरू धेरै ठाउँमा प्रतिलिपी वा डुब्लिकेट बनाएर सार्ने कामलाई कपि पेस्ट (Copy/Paste) भनिन्छ भने, एक ठाउँमा भएको डाटाहरु अर्को ठाउँमा सार्ने कामलाई कट पेस्ट (Cut/Paste) भनिन्छ । यिनीहरू बिचको फरकलाई तलको तालिका देखाइएको छ ।

Copy/Past	Cut/Past
१. यो मुख्य डाटाहरुलाई जस्ताको तस्तै अरू धेरै ठाउँमा डुब्लिकेट बनाएर सार्ने काम हो ।	२. यो एक ठाउँमा भएको मुख्य डाटाहरु अर्को ठाउँमा सार्ने काम हो ।
२. यसको सर्टकट कमाण्ड Ctrl+C र Ctrl+V हुन्छ ।	२. यसको सर्टकट कमाण्ड Ctrl+X र Ctrl+V हुन्छ ।
३. क्लिपबोर्डमा कपि भेैसकेपछि पनि पहिलेको ठाउँमा डाटा रहन्छ ।	३. क्लिपबोर्डमा कपि भेैसकेपछि पहिलेको ठाउँमा डाटा रहँदैन।
४. कपि पेस्ट गर्दा पहिलेको डाटा हराउने सम्भावना कम हुन्छ ।	४. कट पेस्ट निश्चित समयभित्र नगरेमा डाटा हराउने सम्भावना रहन्छ ।
५. कपि पेस्ट कट पेस्ट भन्दा तुलनात्मक रुपमा अलि ढिलो हुन्छ ।	५. कट पेस्ट कपि पेस्ट भन्दा तुलनात्मक रुपमा अलि छिटो हुन्छ ।

(ज) एमएस एक्सेल कसरी सुरु गर्ने, त्यसका चरणहरू लेख ।

उत्तर: एमएस एक्सेल सुरु गर्ने धेरै तरिकाहरु छन ती मध्ये केही तरिकाहरु तल उल्लेख गरिएको छ: 

पहिलो तरिका

• चरण-१: सुरु बटन (Start Button) मा क्लिक गर्ने,
• चरण-२: अल प्रोग्राम (All Program) मेनुमा क्लिक गर्ने,
• चरण-३: माइक्रोसफ्ट अफिस (Microsoft Office) मा क्लिक गर्ने,
• चरण-४: माइक्रोसफ्ट अफिस एक्सेल (Microsoft Office Excel) मा क्लिक गर्ने । 

यी चार ओटा चरणहरू गरिसकेपछि एमएस एक्सेल प्रोग्राम कम्प्युटरमा खुल्छ ।

दोस्रो तरिका

• चरण-१ : विन्डोज बटन (Start button) र 'R' कि मा एकैचोटि थिच्ने,
• चरण-२ : यसो गर्दा रन माण्डको लायलग बक्स खुल्छ,
• चरण-३ : अब, कमाण्ड बक्समा 'Excel' लेखेर Enter गर्ने वा Ok बटनमा मा क्लिक गर्ने, अब माइक्रोसफ्ट अफिस एक्सेल खुल्छ ।

तेस्रो तरिका

• चरण-१ : सुरु बटन (Start Button) मा क्लिक गर्ने,
• चरण-२ : सर्च बटनमा 'Excel' लेखेर सर्च गर्ने ।
• चरण-३ : अब माइक्रोसफ्ट एक्सेलकोको आइकन देखिन्छ लिस्ट भिउमा देखिन्छ,
• चरण-४ : माइक्रोसफ्ट एक्सेलकोको आइकनमा क्लिक गरेपछि माइक्रोसफ्ट अफिस एक्सेल खुल्छ ।

(३) जोडा मिलाऊ :

समूह क	समूह ख
UP arrow	कर्सरलाई आफ्नो इच्छाअनुसार सार्ने
Ctrl+Up arrow	यसले कर्सरलाई तत्काल कर्सर भएको लाइन रोको पहिलो सेलमा सार्छ
Home	यसले कर्सरलाई अन्तिम सेलमा सार्छ
Ctrl + END	कर्सरलाई तत्काल कर्सर भएको कलमको कोलम सबैभन्दा माथिको सेलमा सार्छ
Ctrl + Home	यसले कर्सरलाई पहिलो सेलमा सार्छ

उत्तर: जोडा मिलाउको उत्तर तल दिएको छ:

• F5 = कर्सरलाई आफ्नो इच्छाअनुसार सार्ने
• UP arrow = कर्सरलाई एक सेलमाथि सार्ने
• Ctrl+Up arrow = कर्सरलाई तत्काल कर्सर भएको कलमको कोलम सबैभन्दा माथिको सेलमा सार्छ
• Home = यसले कर्सरलाई पहिलो सेलमा सार्छ
• Ctrl + END = यसले कर्सरलाई अन्तिम सेलमा सार्छ
• Ctrl + Home = यसले कर्सरलाई तत्काल कर्सर भएको लाइन रोको पहिलो सेलमा सार्छ ।

४. प्रयोगात्मक क्रियाकलाप (Practical Activities)

(क) तल दिइएका आँकडाहरूलाई स्पिडसिटमा टाइप गरी कुल जम्मा पत्ता लगाऊ :

दिइएको डाटालाई शिक्षकको सहयोग लिई कम्प्युटरमा आफैले टाइप गरि दिइएको निर्देशन अनुसार आफै प्रयोगात्मक कार्य गर्ने कोशिश गर्नुहोस् । यदि केही समस्या महसुस भएमा हामीलाई help@esikai.com.np मा email लेखी पठाउनुहोला हामी तपाईंलाई अवस्य सिकाउनेछौँ ।

Tips: 

• Gross Total Formula: = D2*E2 ----> Enter and Series fill to all.
• Discount Formula: = E2*8/100 ----> Enter and Series fill to all.
• Net Total Formula: = E2-F2 ----> Enter and Series fill to all.

(ख) तल दिइएका आँकडाहरूलाई स्पिडसिटमा टाइप गरी प्रतिशत पत्ता लगाऊ :

दिइएको डाटालाई शिक्षकको सहयोग लिई कम्प्युटरमा आफैले टाइप गरि दिइएको निर्देशन अनुसार आफै प्रयोगात्मक कार्य गर्ने कोशिश गर्नुहोस् । यदि केही समस्या महसुस भएमा हामीलाई help@esikai.com.np मा email लेखी पठाउनुहोला हामी तपाईंलाई अवस्य सिकाउनेछौँ ।

Tips: 

• H1 र I1 सेलमा क्रमशः Total र Result शिर्षक दिएर नयाँ काेलम थप्ने,
• Total Formula: =SUM(C2:G2) ----> Enter and Series fill to all.
• Percent Formula: =H2*100/500 [Note: We have full mark 500 of 5 subjects. If you want to make 8/9 subjects your cell reference will be different]

(ग) तल दिइएका आँकडाहरूलाई स्प्रिडसिटमा टाइप गरी विभिन्न चार्टमा देखाऊ :

दिइएको डाटालाई शिक्षकको सहयोग लिई कम्प्युटरमा आफैले टाइप गरि दिइएको निर्देशन अनुसार आफै प्रयोगात्मक कार्य गर्ने कोशिश गर्नुहोस् । यदि केही समस्या महसुस भएमा हामीलाई help@esikai.com.np मा email लेखी पठाउनुहोला हामी तपाईंलाई अवस्य सिकाउनेछौँ ।

Tips: 

• Total Formula: =SUM(C2:G2) ----> Enter and Series fill to all.
• Percent Formula: =H2*100/500
• To add chart: Click on Insert Tab >> click on Chart option >> Choose Bar Chart/Pie Chart/Line Chart or other >> make necessary change according to your choice >> Save your workbook.

(घ) आफ्नो कक्षाका साथीहरूको प्राप्ताङ्क सङ्कलन गरेर मार्कसिट तयार पार ।

उत्तर: तल दिइएको उदाहरण जस्तै गरि आफ्नो साथीहरुको प्राप्ताङ्क सङ्कलन गरेर मार्कसिट तयार पार्ने कोशिश गर्नुहोस् । यदि केही समस्या महसुस भएमा हामीलाई help@esikai.com.np मा इमले लेखी पठाउनुहोला हामी तपाईंलाई अवस्य सिकाउनेछौँ ।

Here is an example (Disclaimer: given marks are just the random numbers. They are not belong to any student)